Miten meni ja mitä opittiin kesän Avoimet maatilat -tapahtumasta

Avoimet maatilat – Taste of Häme!  -tapahtumaa päästiin taas vuoden tauon jälkeen toteuttamaan heinäkuisena lauantaina 10.7. Livetapahtumaa oli taidettu jo odottaa – päivän aikana kohteissa vieraili arvion mukaan yli 8000 kävijää. Saatu palaute antaa uskoa tulevaan, sekä vieraat että ovensa avanneet kohteet olivat päivän antiin oikein tyytyväisiä, toki ensi kesällekin kehitettävää löytyy. 

Lopullinen päätös tämänvuotisen tapahtuman toteuttamisesta meni melko viime tinkaan, kun korona -tilanne vaihteli kevään ja alkukesän aikana tiuhaan, eikä kokoontumisrajoituksista ollut tietoa. Huhtikuun lopussa päätös tapahtuman toteuttamisesta kuitenkin voitiin tehdä, ja siitä alkoi vauhdikas järjestelytyö. Tapahtumajärjestelyitä helpotti jo aiemmin luodut www.tasteofhame.fi -sivustot sekä -somekanavat, joilla oli jo vahva seuraajakunta.

Tapahtumajärjestelyt alkoivat kohteiden ”rekrytoinnilla” ja tapahtumasta yleisesti tiedottamisella. Toukokuun loppupuolella kohteita oli mukana jo reilusti yli 50 kappaletta, joista vain yksi peruutti myöhemmin osallistumisesta kesällä heikentyneen koronatilanteen johdosta. Mielestämme tämä osoitti sen, että päätöksemme tapahtuman toteuttamiselle oli myös ovensa avanneiden kohteiden puolelta toivottu ja uskoa turvalliseen tapahtumajärjestelyyn löytyi.

Mukavaa oli myös se, että maatilojen lisäksi mukaan oli ilmoittautunut laaja kattaus muita maaseudun toimijoita, kuten elintarvikeyrityksiä, kesäkahviloita, lähiruokapuoteja ja -ravintoloita. Tämä takasi vieraille monipuolisen retkipäivän ohjelman ja mahdollisuuden ruokailuun vierailujen lomassa. Uskomme myös, että mitä monipuolisempi kohdevalikoima melko tiiviiltä alueelta löytyy, sitä paremmin se innostaa vieraita suuntaamaan kulkunsa juuri sinne (kannattaa siis houkutella myös ”naapurit” ensi vuonna mukaan 😊).

(juttu jatkuu kuvan jälkeen)

Tuottajakutsu - Avoimet maatilat

Tapahtumaviestintää

Kesäkuun puolivälissä tapahtumaa alettiin rummuttamaan myös sosiaalisessa mediassa kohde-esittelyiden muodossa. Näiden kanssa taisi tulla vähän kiire, ja ensi vuonna kannattaa aloittaa kohdemarkkinointi jo hieman aiemmin, jos vaan mahdollista…😉 Somessa saimme kuitenkin runsaasti näkyvyyttä ja se on kustannustehokkain tapa viestiä tapahtumasta myös jatkossa. Maksettua some-mainontaa hyödynsimme maltillisesti kuukauden ajan ennen tapahtumaa lähinnä Facebookissa.

Pienillä resursseilla tapahtumaa järjestettäessä kannattaa muutoinkin pyrkiä hyödyntämään ansaittua medianäkyvyyttä. Tällä kertaa tapahtumasta kirjoitettiin mukavat jutut ennakkoon muun muassa Maaseudun tulevaisuudessa, Hämeen Sanomissa, Hämeenlinnan seudulla julkaistavassa Kaupunkiuutisissa ja Yle Radio Häme nosti tapahtumaa hienosti esiin kokonaisen päivän ajan. Maksettua mainontaa oli pääasiallisesti maakuntien isoimmissa lehdissä sekä muutamissa paikallislehdissä. Mainospaikat pyrimme valitsemaan siten, että tapahtuma olisi esillä mahdollisimman tasaisesti ympäri Kanta- ja Päijät-Hämettä, tapahtumaa edeltävällä viikolla.

Tapahtumaa nostettiin esiin myös eri alueiden ja tahojen tapahtumakalentereissa, Facebook -ryhmissä ja paikallisten Visit -organisaatioiden toimesta. Tämä yhteistyö onnistui hyvin. Myös vaikuttajamarkkinointia pohdittiin, siitä luovuttiin kuitenkin kustannus- ja aikataulusyistä.

Tänä vuonna käänsimme kohde-esittelyt ensimmäistä kertaa myös englanniksi, jotta voimme tavoittaa entistä paremmin myös muut kuin suomea äidinkielenään puhuvat vieraamme. Ja tämä kannatti – englanninkielisillä sivuilla on vierailtu pitkälti yli toistasataa kertaa. Kieliversio kohteista on nyt myös valmiina tulevaisuuden kansainvälisiä matkailjoita ajatellen. Hurraa!

 

Avoimet maatilat -tapahtuman lehtimainontaa 2021

Tapahtumapalaute ja sen kehittäminen

Tänä vuonna erillistä kyselyä ei vieraille vielä ehditty toteuttamaan, mutta ensi vuonna se täytyy ottaa ehdottomasti agendalle – vain näin voimme kehittää tapahtumasta entistä asiakasystävällisempää ja sisällöltään mielenkiintoisempaa. Mielenkiintoista olisi myös tietää, mistä vieraat olivat kuulleet tapahtumasta, mistä tulivat ja olivatko osallistuneet tapahtumaan jo aiemmin. Tämä helpottaisi esimerkiksi markkinoinnin kohdentamista entistä tehokkaammin. Toki vierailimme itse päivän aikana eri kohteissa ja pääsimme näin haastattelemaan vieraita, lisäksi kohteilta saimme kallisarvoista palautetta vieraitten tuntemuksista ja palautteesta vapaamuotoisesti.

Kohteille toteutimme tänä vuonna pienen kyselyn tapahtuman jälkeen ja siihen vastasi noin puolet osallistujista (yhteensä 23 vastausta), näistä yli puolet oli maatiloja (65 prosenttia). Vastaajista suurin osa osallistui tapahtumaa ensimmäistä tai toista kertaa, olihan mukana myös muutamia kohteita, jotka olivat olleet mukana jo useampana vuotena. Kysyttäessä kiinnostusta osallistua tapahtumaan myös ensi vuonna, ilmoitti 65 prosenttia osallistuvansa ilman muuta ja myös loput harkitsevansa. Kukaan ei tyrmännyt ajatusta tässä vaiheessa. Mikä on tietysti näin järjestäjän näkökulmasta hieno juttu!

Tapahtumavieraita oli lähes kaikissa kohteissa käynyt hienosti. Vain neljä vastaajista ilmoitti, että vieraita oli löytänyt paikalle alle 50 henkilöä, 3 vastaajaa 50-100 henkilöä ja loput 150 henkilöä tai enemmän. Osassa kohteista tapahtumavieraita oli ollut 300:sta aina yli 500 asti, mikä pitää tietysti järjestäjät kiireisenä päivän aikana. Yksi vilkkaimmista kohteista tänä vuonna oli varmasti Hämeenlinnan keskustan kupeessa sijaitseva Hirvilammen luomu maatila, heidän ajatuksiaan tapahtumapäivästä voi käydä lukemassa Kasvua Hämeessä -blogista.

Kaiken kaikkiaan tapahtumavieraiden määrään voidaan olla oikein tyytyväisiä. Jos kohteissa keskimäärin oli tämän otoksen mukaan vieraillut noin 150 henkilöä, tekee se 52 kohteen kanssa yhteensä noin 8000 kävijää. Yksi vastaajista tosin epäili, että helteinen tapahtumapäivän sää verotti kävijöitä, jotka viettivät aikaansa paahteisena päivänä mielummin uimarannalla. No tämä asia on perinne, Avoimet maatilat -päivänä paistaa aina aurinko ja siihen jatkossakin pyrimme 😉. Se myös yllätti jonkun vastaajista, että tapahtumassa ei vieraillut vain lapsiperheitä, vaan ikäjakauma oli ”vauvasta vaariin”. Usein retkelle oli lähdetty koko perheen voimin.

Tapahtumaviestinnästä tiedusteltaessa, lähes 90 prosenttia vastaajista ilmoitti, että viestintää oli tehty riittävästi, ne ketkä toivoivat sitä lisää, toivoivat viestintää enemmän tietylle alueelle (Päijät-Häme) ja lehtimainontaa. Yksi kohteista myös vastasi, ettei viestintää ollut ollut riittävästi, koska kävijöitä ei ollut tarpeeksi. Tähän toki voi vaikuttaa myös muut asiat, kuten kohteen sijainti, muut lähistöllä olevat kohteet ja kohteen oma ohjelmatarjonta. Myös kohteiden oma aktiivisuus viestinnässä on ensiarvoisen tärkeää, jotta vieraat löytävät paikan päälle. Lähes kaikki vastaajista ilmoitti tehneensä myös itse aktiivista viestintää, mikä on hieno juttu ja vaikutti varmasti kävijämääriin positiivisesti.

Kiitosta tapahtumaviestinnän osalta sai myös näkyvyys sosiaalisessa mediassa, hienot kohde-esittelyt, henkilökohtaisuuden tuntu ja yhteydenpito kohteisiin järjestelyiden aikana sekä näyttävät tienvarsiopasteet, joita tosin toivotaan vielä ensi vuodelle lisää. Lisäksi toivottiin vinkkilistaa järjestäjille asioista, joita kannattaa ottaa etukäteen huomioon ja myös infotilaisuutta, jossa mahdollisuus kysellä ja jakaa kokemuksia. Nämä voimme ehdottomasti tulevaisuudessa toteuttaa.

Kaiken kaikkiaan tavoitteisiin päästiin hyvin. Tapahtuman avulla pääsimme kertomaan hämäläisestä ruoka-alan osaamisesta, tuotteista ja kohteista tuhansille vieraillemme. Moni vieras pääsi kurkistamaan maatilan arkeen ja tutustumaan tekemiseen varmasti ensimmäistä kertaa ja samalla oppimaan lisää suomalaisesta ruuan tuotannosta. Toivottavasti päivä antoi myös mukavan piristysruiskeen korona-ajan keskelle sekä ovensa avanneille kohteille että vieraillemme.

Tavataan taas ensi kesänä samoissa merkeissä 9.7.2022! 

Kirjoittaja:
Karita Toivanen,
MTK Häme ry / Ruokaviesti -hanke

 

Tässä poimintoja kohteilta saamistamme palautteista:

”Saimme kehuja yleisöltä siisteydestä ja kiitoksia myös siitä, että avasimme ovemme vierailijoille. Vähän se teettää tietysti ylimääräistä paikkojen siistimistä, mutta on se sen väärtti.”

”Kiitoksia tuli vierailijoilta myös tilaisuuden markkinoinnista ja näkyvyydestä! Se kiitos kuuluu tietysti teille. Hyvin olitte pitäneet tilaisuutta esillä monessa mediassa. Ja se varmaan on yksi syy tähän mahtavaan kävijämäärään.”

”Olipa meillä hieno päivä! Olemme erittäin tyytyväisiä.”

”Etukäteen paniikki oli kova, ja ajattelin, että tämä on viimeinen vuosi mitään tällaista. Onneksi saimme apuvoimia ja loppujen lopuksi meillä oli ihan valtavan mukavaa. Iloisia kävijöitä, iloisia työntekijöitä, tyytyväisiä ihmisiä! Helteestä huolimatta väki viihtyi. Ja sitä väkeä oli enemmän kuin meillä koskaan missään tilaisuudessa! Olit siis ihan oikeassa sanoessasi, että kyllä ihmisiä tulee… ”

”Erikoista oli muuten se, että tällä kertaa ei tullut ”kitutuntia”. Väkeä riitti melko tasaisesti koko ajaksi! Ja ihmiset viipyivät usein pitkään, istuskelivat ja sitten kiertelivät ja katselivat.” 

”Kiitos teille, oli paljon ihmisiä liikkeellä. Meillä kävi vähintään 250 henkilöä, sekosin kyllä laskuissa 150 kohdalla, mutta kello oli vasta 13 silloin ja loppuun asti oli tungosta.”